Opinnäytetyön muuttaminen PDF/A-tiedostoksi

PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu ISO-stardardoitu tiedostomuoto. Theseus käyttää PDF/A-tiedostomuotoa opinnäytetöiden ja julkaisujen tallentamiseen, tavallinen PDF ei riitä. Lue lisää PDF/A:sta Kansallisen pitkäaikaissäilytyksen sivuilta.

Kun olet luonut saavutettavan Word-asiakirjan annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarkistanut tiedoston saavutettavuuden, voit muuntaa asiakirjan saavutettavaksi PDF/A-tiedoksi. PDF/A-tiedostona opinnäytetyösi ulkoasu ja asettelut säilyvät sellaisina kuin olet halunnut.

Tallentaminen PDF/A-muotoon Windows Wordissa

Windows Wordissa tallennat PDF/A-muotoon seuraavasti:

Valitse Wordissa Vie (Export)-toiminto
Valitse Luo PDF- tai XPS-tiedosto (Create PDF/XPS Document)
Ennen kuin painat Julkaise (Publish), valitse Asetukset (Options)
Valitse kohdassa Sisällytä tulostumattomat tiedot päälle asetus Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten (Document structure tags for accessiblity).
Jos dokumentissa on useita sivuja ja paljon otsikoita, valitse myös Luo kirjanmerkit käyttämällä Otsikoita (Create bookmarks using Headings).
Viimeisenä valitse vielä PDF-asetukset (PDF-options) ja PDF/A-yhteensopiva (ISO 19005-1 compliant PDF/A).

Vanhemmissa Word-versioissa voit tehdä pdf-tiedoston Tallenna nimellä -toiminnon avulla. Varmista, että valitset asetuksista päälle kohdat Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten sekä Asiakirjan ominaisuudet.

Älä käytä Tulosta pdf -toimintoa! Lopputuloksena ei ole saavutettava pdf. Huomaa: Jos käytössäsi on Adobe Acrobat Pro ja Word-ohjelmassa on toiminto Acrobat PDFMaker, varmista Acrobat-välilehdellä Preferences-kohdassa, että valittuina ovat Convert document information ja Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF. Mac-koneilla Wordin kautta ei voi suoraan tallentaa PDF/A-formaattiin.

Tallentaminen PDF/A-muotoon Mac Wordissä

Word for Mac -ohjelmalla ei voi suoraan tehdä PDF/A-muotoista tiedostoa, mutta PDF/A-tiedoston voi luoda käyttämällä apuna Macin Esikatselu-ohjelmaa. Tässä ohjeet siihen.

Valitse Wordin Tiedosto-valikossa Tiedosto/File > Tulosta/Print (Kuva 1).
Klikkaa tulostusikkunassa PDF-valinnan vieressä olevaa velovalikko-nuolta. Valitse avautuvasta valikosta Avaa Esikatselussa/Open in Preview. (Kuva 2.)
Esikatselu/Preview-ohjelma avautuu. Valitse Esikatselun Tiedosto/File-valikosta toiminto Vie/Export. (Kuva 3.)
Kirjoita opinnäytetyölle nimi. Valitse paikka, minne haluat tallentaa tiedoston. Lisää PDF/A-tallennusmuotovalinta kohtaan Luo PDF/A - Create PDF/A. (Kuva 4.)
Paina Tallenna/Save. PDF/A-muotoinen tiedosto tallentuu valitsemaasi kohteeseen. (Kuva 4.)

Huomautus: yksinkertaisesti napsauttamalla PDF Tulosta-valikossa tai valitsemalla Tallenna PDF-muodossa luodaan tavallinen PDF-tiedosto, ei PDF/A.

Kuva 1.