Ohje julkaisun tallentamiseen

Ohjeet julkaisulomakkeen käyttöön

 

Yleistä julkaisujen tallentamisesta

Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry:n Open Access -julkilausuman mukaisesti ammattikorkeakoulujen henkilökuntaa kannustetaan julkaisemaan ja rinnakkaistallentamaan julkaisujaan avoimesti verkossa. Theseus mahdollistaa ammattikorkeakouluissa tuotettujen julkaisujen tallentamisen avoimeen verkkokäyttöön. Julkaisut tallennetaan niitä varten luotuihin kokoelmiin, jotka näkyvät kunkin ammattikorkeakoulun kokoelmien listassa ennen opinnäytekokoelmia (koulutus / tutkinto-ohjelmia).

 

 Julkaisut tallennetaan syöttölomakkeella, jota voivat käyttää vain ammattikorkeakoulujen henkilökuntaan kuuluvat. Palveluun tunnistaudutaan HAKA-kirjautumisen kautta.

Julkaisut siirtyvät tallennuksen jälkeen suoraan Theseukseen noin viiden minuutin viiveella. Julkaisujen syöttölomake ei sisällä käyttöehtosopimusten hyväksyntää, eikä julkaisukokoelmiin liity opinnäytetyökokoelmiin sisältyvää hyväksymis-/hylkäämisprosessia ellei sitä ole erikseen määritetty.

 

Lomakkeen kokoelmavalitsimella voi valita vain julkaisuille tarkoitettuja kokoelmia. Lomake antaa julkaisulle URN-tunnuksen, joka luodaan julkaisun elektronisen version ISBN-numerosta, mikäli se on annettu. Jos elektronisen version ISBN-numeroa ei ole, luodaan URN:NBN:fi:amk -pohjainen URN-tunnus, kuten opinnäytetöillekin.

 

Theseus-virkailijat voivat muokata julkaisujen tallennustietoja syötön jälkeen, joten ota tarvittaessa yhteys oman ammattikorkeakoulusi kirjastoon.

 

Rinnakkaistallentaminen Theseukseen - tietoisku

Mitä voidaan tallentaa?

Theseukseen voidaan rinnakkaistallentaa kaikenlaisia artikkeleita, monografioita yms. julkaisuja, joihin on tallennuslupa. Jokainen ammattikorkeakoulu voi itsenäisesti päättää minkälaista aineistoa rinnakkaistallentaa (ks. Theseus-ohjausryhmän muistio 27.4.2015). Tutkimusdataa ei voi tallentaa Theseukseen.

 

Mitä lupia tarvitaan?

Jos rinnakkaistallennettavalla aineistolla on useita tekijöitä, on tallentamista varten hankittava kaikkien tekijöiden lupa. Jos aineisto sisältää muuta tekijänoikeudellista aineistoa, kuten karttoja tai kuvia, on niiden julkaisemista varten hankittava myös lupa. Huomaathan, että paperijulkaisua varten annettu lupa kuvan tms. käyttöön ei välttämättä kata sen verkkojulkaisemista. Mikäli rinnakkaistallennettava aineisto on julkaistu aikaisemmin, on julkaisemiseen hankittava tallennuslupa joko sen julkaisseelta lehdeltä ja/tai sen kustantajalta.

 

Pääasiassa ulkomaisten tieteellisten lehtien suhtautumista rinnakkaistallentamiseen ja julkaisuarkistojen käyttöön voi tutkia SHERPA/RoMEO -palvelusta. Kustantajan linjauksesta riippuen julkaisuarkistoihin voi yleensä tallentaa jonkun julkaistun version, esimerkiksi lopullisen julkaistun tai ns. final draft eli viimeisen tarkastetun version. Palvelusta löytyy tällä hetkellä 32 suomalaista lehteä. Kotimaisten lehtien osalta luvat on yleensä tarkistettava lehtikohtaisesti. Tallennusluvan voi tallentaa Theseukseen rinnakkaistallennuksen osaksi. Tallennuslupa ei näy avoimesti verkossa.

 

Tallennuslupien hankkimisessa on korkeakoulukohtaiset käytänteet. Tarkista ne oman ammattikorkeakoulusi kirjastosta.

 

Viivästetty saatavuus?

Jos kustantajan kanssa on tehty julkaisusopimus, jonka mukaan julkaisun saa avoimesti julkaista verkossa vasta karanteeniajan kuluttua, voidaan se tallentaa Theseukseen mutta julkaisemiselle on asetettava embargo eli karanteeniaika. Tällöin julkaisu tulee avoimesti saataville vasta embargoajan päättymisen jälkeen. Embargoajan voi asettaa tallennuslomakkeella.

 

Opettaja/tutkija:

Rinnakkaistallentaminen ei poista tekijänoikeudellista suojaa vaikka aineisto on avoimesti verkossa käytettävissä. Sen sijaan se mahdollistaa aineiston paremman löytyvyyden, se tuo enemmän viittauksia ja näkyvyyttä sekä kirjoittajalle että organisaatiolle. Ammattikorkeakouluissa tehtyjä avoimen julkaisemisen oppaita löydät täältä.

 

Monet organisaatiot ja rahoittajat suosittelevat tai edellyttävät open access –julkaisemista, mikäli se on mahdollista. Esimerkiksi Tekes on sitoutunut avoimen tieteen- ja tutkimuksen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin ja suosittelee rahoituksellaan tuotettujen julkaisujen saattamista mahdollisuuksien mukaan samanaikaisesti avoimesti kaikkien saataviksi rinnakkaistallentamalla. Suomen Akatemia puolestaan kehottaa avoimeen tieteelliseen julkaisemiseen ja suosittelee tutkimusaineistojen avaamista.